أرشيف التصنيف: محاسبة

ما الدور الذي يلعبه المحاسب في العمليات التجارية؟

يقوم المحاسب بوظائف مالية تتعلق بجمع وتدقيق وتسجيل وتحليل وعرض الأعمال التجارية أو المنظمة أو العمليات المالية للشركة. وعادة ما يكون للمحاسب مجموعة متنوعة من الأدوار الإدارية ضمن عمليات الشركة. وفي الشركات التجارية الأصغر حجما، قد يتألف دور المحاسب من جمع البيانات المالية بالدرجة الأولى وإدخالها وإعداد التقارير. قد تستخدم الشركات المتوسطة إلى الكبيرة الحجم محاسبا كمستشار ومترجم مالي يمكنه تقديم البيانات المالية للشركة إلى أشخاص داخل الشركة وخارجها. وبصفة عامة، يمكن للمحاسب أيضا التعامل مع أطراف ثالثة، مثل البائعين والزبائن والمؤسسات المالية.

إدارة البيانات المالية

النظام المحاسبي للشركة هو عنصر أساسي في العمليات التجارية. أحد الأدوار الرئيسية للمحاسب عادة ما ينطوي على جمع وتنظيم البيانات المالية، من حيث صلته بالمؤسسة أو الشركة. يضمن المحاسب أن يتم الاحتفاظ بالسجلات المالية وفقا للإجراءات القانونية والمقبولة والسياسات على مستوى الشركة. يجب أن تبقى المعلومات المالية لأي منظمة في نظام بدائي لأنها عنصر رئيسي يستخدم في تشغيل وإدارة أي عمل. ويمكن أن تشمل إدارة البيانات المالية للمنظمة أيضا واجبات أكثر تطورا، مثل وضع قواعد البيانات المالية وتنفيذها والمحافظة عليها، فضلا عن وضع ورصد إجراءات الرقابة.

التحليل والمشورة

كمحللين، قد يستخدم المحاسبين أنواع معينة من التحليل باستخدام البيانات المالية التي تستخدم للمساعدة في اتخاذ القرارات التجارية، لتحديد أي نوع من إمدادات النظام، ودفع الفواتير إلى كشوف المرتبات، والمحاسب يعالج العديد من التفاصيل المالية المعقدة على أساس يومي. ويمكن أن يشمل تقديم المشورة بشأن قضايا العمليات التجارية مثل اتجاهات الإيرادات والنفقات والالتزامات المالية وتوقعات الإيرادات المستقبلية. ويقوم المحاسب أيضا بتحليل البيانات المالية لحل بعض التناقضات والمخالفات التي قد تنشأ. وقد تتضمن التوصيات أيضا تطوير موارد وإجراءات فعالة، مع تقديم توصيات استراتيجية لمشاكل أو حالات مالية محددة.

إعداد التقرير المالي

يقوم المحاسبون عادة بإعداد البيانات المالية التي قد تتضمن الحسابات الشهرية والسنوية استنادا إلى المعلومات المالية التي يتم تجميعها وتحليلها. ويمكن أن يتضمن إعداد تقارير الإدارة المالية وثائق إقفال دقيقة ربع سنوية ونهاية السنة. ويمكن استخدام التقارير المجمعة فيما يتصل بالدعم والإدارة المتواصلين لأنشطة التنبؤ بالميزانية. يمكن أن تستخدم التقارير المالية من قبل مدير مالي لتطوير وتنفيذ وتشغيل البرامج المالية للشركة والأنظمة، مثل هيبيريون، إكسيل و كودا للإدارة المالية.

الالتزام

ويجوز للمحاسب أيضا أن يكون مسؤولا عن ضمان الوفاء بجميع المواعيد النهائية لتقديم التقارير المالية، داخليا وخارجيا. فعلى سبيل المثال، تتضمن التقارير ربع السنوية ونصف السنوية والسنوية مواعيد نهائية محددة، فضلا عن بعض الآثار الضريبية. ويمكن أيضا أن يكون رصد ودعم قضايا الضرائب والإيداعات من مسؤولية المحاسب. كما يقوم المحاسب عادة بتنسيق عملية التدقيق من خلال المساعدة في إعداد البيانات المالية.

الاعمال التجارية الخارجية

في كثير من الأحيان، يجب على المحاسبين العمل مع المهنيين الماليين من المجالات الرئيسية الأربعة للصناعة: العامة، والإدارة، والتدقيق الداخلي والمحاسبة الحكومية. ويجوز للمحاسبين تقديم بيانات إلى محاسب عام، يعمل مستشارا ومدققا ومهنيا للخدمات الضريبية. وتستخدم المؤسسات والمنظمات غير الربحية والمنظمات والحكومات محاسبين إداريين لتسجيل وتحليل المعلومات المالية للشركات التي يعملون فيها. وعادة ما تقدم المشورة للمديرين التنفيذيين للشركة والدائنين والمساهمين والهيئات التنظيمية وموظفي الضرائب. ويجوز للمحاسبين أيضا العمل مع المسؤولين الحكوميين الذين يدرسون السجلات المالية الخاصة بالأعمال الخاصة التي يستخدمها محاسب، فيما يتعلق بالضرائب واللوائح الحكومية.

أهمية المحاسبة للشركات الناشئة

 

المحاسبة أمر ضروري في أي عمل تجاري، وكصاحب شركة صغيرة، فإنه من المهم أن تدرك أن أفضل الممارسات المستخدمة من قبل شركات فورتشن 500 تنطبق أيضا على المحاسبة.

مبادئ المحاسبة الأساسية أمر ضروري للنجاح في أي عمل. وحفظ السجلات والتحليل المالي هي المفتاح ليس فقط مراقبة النفقات الخاصة بك، ولكن لاكتشاف سبل جديدة للنمو، وبالإضافة إلى ذلك، فإنه يضمن لك البقاء مسؤولا عن الالتزامات الضريبية للحكومة ولموظفيك

المحاسبة تستلزم أكثر من مجرد إدارة القروض والأرصدة المدينة، وانما يفسح المجال في أكثر الأحيان في القرارات التجارية اليومية مما تدركون. وتشمل بعض الأمثلة:

 

*تراقب عن كثب حساباتك المستحقة لتوضيح الاتجاهات أو السلوكيات في قاعدة العملاء. ويمكن أيضا خفض التكاليف التي تحمل من خلال متابعة الدافعين المتأخرين.

*وضع ميزانية تفصيلية للمساعدة في اكتشاف أوجه القصور في العمليات الخاصة بك.

*التغيرات المفاجئة في تكاليف البائعين أو إيرادات المبيعات يمكن أن نلفت انتباهك إلى التغييرات الهامة في مجال الصناعة.

*فهم وضعك المالي من أجل اكتشاف مجالات المشاكل التي يمكن أن تتداخل مع القروض المخصصة للتوسع.

*كما عليك أن تنظر في استراتيجية المحاسبة، ومراجعة الأهداف المالية الخاصة بالشركة.

سواء كنت رجل أعمال منفردا أو كنت توظف الموظفين، المحافظة على حياتك يتوقف بوضوح على الأهداف المالية. قد تكون في مجال الأعمال التجارية لجني أكبر قدر من الأرباح ما تستطيع، أو قد تكون مهتم في تقاسم منتج أو الخدمة التي تؤمن بها.

وفي كلتا الحالتين، يتفق الخبراء على أن أحد الأسباب الأكثر شيوعا لفشل الأعمال التجارية  الصغيرة لأن التدفق النقدي يجف. لمنع هذه الكارثة، يجب ان تنفذ سياسات فعالة لعملك لحفظ السجلات ووضع استراتيجية مالية سليمة.

الضرائب التي لا يمكن تجنبها، حسب المكان الذي تعمل وطبيعة عملك، ومصلحة الضرائب لديها متطلبات محددة للغاية حول وثائق كنت المطلوبة إلى ملف.

يمكن تقديم وثائق غير لائقة أو غير دقيقة تسبب في مشكلة، ويمكن أن يكون مكلفا للغاية من حيث الرسوم والغرامات، إعداد وثائق الضرائب المطلوبة له فوائده رغم ذلك، وأنها يمكن أن تعطي لك معلومات مهمة عن صحة عملك.

يمكن أن البيانات الشهرية أو الربع سنوية المالية، بيان التدفقات النقدية، وبيانات الأصول والدخل توفر صورة أوضح عن عملك من رصيد حسابك المصرفي. فهم متطلبات مصلحة الضرائب وكيف يمكن جعلها تعمل لك لأنها تستطيع أن تعطي لك فهم أعمق للصحة المالية الخاصة بالشركة.

ما المعلومات التي يجب أن تتبعها؟

إذا لم تحظى بتدريب رسمي في مجال المحاسبة أو كنت مهتم أكثر في جوانب أخرى من عملك، حفظ سجلات دقيقة للبيانات المالية يمكن أن تكون اجبارية. بالإضافة إلى ذلك، فهم بالضبط ما هي المعلومات التي يجب أن تكون متبعة يمكن ان يكون محيرة. يجب على اغلب الشركات الصغيرة ان تتبع الفئات التالية من البيانات.

وكيف ينبغي أن تتبع هذه المقاييس؟

على الرغم من انه من الشائع جدا لأصحاب الأعمال الصغيرة ان يملكون زوجة أو أسرة او صديق الا انهم ممكن ان يؤثروا على إدارة شركتك المالية الصغيرة ويتجاوز ذلك المحاسبة. الاستراتيجيات الصحيحة لمستقبل شركتك، فضلا عن تلبية المتطلبات القانونية الخاصة بك، تتحقق مع أفضل مع أساليب المحاسبة المهنية. هذا صحيح بصفة خاصة إذا كنت مشغولا جدا أو غير مهتم في التفاصيل الدقيقة لتحليل الأرقام، في هذه المرحلة، الشركات الصغيرة الناجحة تستعين بمصادر خارجية تلبي احتياجات المحاسبة أو الاستثمار في برامج المحاسبة. كل خيار له ايجابيات وسلبيات.

قد تختار أن تتجاهل كل ذلك حتى الوقت الضرائب كل ربيع. تذكر، إذا اخترت هذا الخيار، كنت اساسا اخترت ان تبعد استقبال البيانات الحاسم الذي يمكن أن يشجع النجاح قد لا يكون الحل على المدى القصير أفضل حل، وأنه يدفع إلى القيام بك العناية الواجبة عند اتخاذ هذا القرار الحاسم.

برامج المحاسبة

البارعين في امور التكنولوجيا وأصحاب الأعمال أو اولئك المطلعين بالمبادئ المحاسبية لبرامج المحاسبة يلخصون من وجهة نظرهم بالإدارة، المحاسبة الرقمية مطورة بصورة هائلة مقارنة بالحسابات اليدوية.

هذه التطبيقات تلقائيا تسحق الأرقام، الأداء، إدخال البيانات، مقاييس الأداء، المسار، وتنتج تقارير الأعمال، مجرد ما يتم إدخال البيانات إلى تطبيق بشكل صحيح، دقة حسابات البرنامج مضمونة تقريبا. يمكن أن تكون مريحة في حال التدقيق مصلحة الضرائب

نسخة أكثر تطورا تدمج مع برامج إدارة المكاتب الأخرى، واتجاهات عرض البيانات، ودفع الذمم المدينة، تحويل الفواتير أو تأكد من أنك لبيت المتطلبات الضريبية وايضا تخزين البيانات واسعة النطاق ضمن تطبيق مثل هذا أيضا يزيد من كفاءة الشركة، مما يتيح الوصول إلى التفاصيل مثل تاريخ الدفع باستخدام ضغطات قليلة.