أرشيف التصنيف: بيئة عمل

6 طرق لقياس نجاح الأعمال الصغيرة

كرجل اعمال لابد ان تعرف أهمية قياس أداء منتجاتك او خدماتك وان تعلم من منهم الناجح ومن منهم العكس. الأعمال لا يمكن التنبؤ بها، والشيء الوحيد الذي يمكنك الاعتماد عليه هو أن كل شيء يتغير باستمرار. تحتاج إلى قياس أداء عملك باستمرار حتى تعرف التقدم الذي أحرزته، لذلك كيف يمكنك قياس نجاح الأعمال الصغيرة؟

لابد ان تضع خطة جيدة لقياس أداء منتجاتك أو خدماتك، وفيما يلي بعض الطرق لقياس أداء الاعمال في مؤسستك:

1-  أنظر الى البيانات المالية للأعمال

عندما تفكر في قياس نجاح أعمالك الصغيرة، عليك أن ترى كم تجني من المال، المال مهم للأعمال فبدونه عملك ينتهي.

البيانات المالية الرئيسية الثلاثة التي يمكنك استخدامها في أعمالك الصغيرة هي بيان الدخل، الميزانية العمومية، وبيان التدفق النقدي.

يقيس بيان الدخل ربحية نشاطك التجاري خلال فترة زمنية معينة من خلال عرض أرباح وخسائر نشاطك التجاري. تظهر الميزانية العمومية الصحة المالية لنشاطك التجاري، وقياس المبلغ الذي تدين به وتملكه. و يبين بيان التدفق النقدي كيف السيولة النقدية في عملك.

قياس أداء الأعمال يعني التحقق من تدفق الأموال من عملك. إذا كنت تريد أن ترى ربحية عملك، تحقق من البيانات المالية.

2- تحقق من رضا العملاء

أحد القياسات الهامة لنجاح الأعمال الصغيرة هو رضا العملاء. إذا كان الزبائن غير راضين بعد الشراء من منتجاتك او خدماتك، فإنهم على الأرجح لن يفعلوا ذلك مرة أخرى.

كيف يمكنك قياس رضا العملاء؟ هناك بعض الطرق المختلفة، بما في ذلك من خلال الاستطلاعات أو المراجعات، أو حتى السؤال، “هل وجدت كل ما كنت تبحث عنه؟”

العملاء يساعدوك على تحسين منتجاتك، العملاء يعرفون ما يحتاجون إليه، وانت تعلم كيفية تلبية احتياجاتهم من خلال الاستماع إليهم.

3- متوسط عدد العملاء الجدد الذي تحصل عليهم

معرفة عدد العملاء الجدد الذي تحصل عليهم هو وسيلة رائعة لقياس نجاح عملك والتنبؤ بنمو عملك. إذا كان نشاطك التجاري راكدا مع نفس العملاء البالغ عددهم مثلا ٢٥ عميلا، فقد تحتاج إلى طرح استراتيجيتك التسويقية وانظر ما إذا كان الناس الذين يشترون من منتجاتك هم نفس العملاء الحاليين. قم بتطوير قائمة العملاء واربطها بعناوين البريد الإلكتروني لتتبع العملاء. وبهذه الطريقة، يمكنك بسهولة حساب عدد العملاء الجدد في الشهر أو السنة.

متوسط عدد العملاء الذين تحصل عليهم من كل إجراء تجاري جديد، مثل إضافة منتجات أو بذل جهود تسويقية. من خلال حساب متوسط عدد العملاء الجدد في كل مرة، يمكنك قياس مدى نجاح نشاطك التجاري في جذب أشخاص جدد.

4- إجراء مراجعات الأداء

دعونا لا ننسى الموظفين. الموظفين ضرورة بدونهم سيكون لديك صعوبة في تشغيل وتنامي عملك. طريقة واحدة لقياس نجاح الأعمال التجارية هي من خلال إجراء مراجعات الأداء لمعرفة كيف يقوم موظفيك بأداء اعمالهم.

حاول إجراء مراجعات الأداء مرتين في السنة. وانظر الى مدى سعادة موظفيك في وظائفهم، فضلا عن مدى فعالية إكمال المهام. تساعد مراجعات الأداء الموظفين على معرفة ما يحتاجون إليه لتحسينه وتعطيك مزيدا من التبصر في عبئ العمل.

على سبيل المثال، قد يكون لديك موظف لديه وقت اضافي. من خلال مراجعة الأداء، تجد أن الموظف غير سعيد لأنه يريد المزيد من المسؤوليات. يمكنك بعد ذلك تفويض المزيد من المهام لهذا الموظف لجعله أكثر سعادة وستزيد الإنتاجية في مكان العمل دون زيادة عدد العمال.

5- البقاء في السوق

في بعض الأحيان، تحتاج إلى معرفة كيف يقوم السوق من أجل قياس نجاح الأعمال التجارية. إذا كنت والمنافسون لا تؤدون بشكل جيد، قد يكون ذلك بسبب وجود هدوء في السوق.

لا تنزعج إذا انخفضت ربحية نشاطك التجاري. قد يكون نتيجة لركود السوق بشكل عام وخارج عن سيطرتك. قد يكون انخفاض الربحية وقتا للتفكير لإدخال منتجات جديدة إذا تم تعليق الطلب على المنتج أو الخدمة الحالية.

6-تقييم توقعاتك الشخصية

ما هو شعورك حيال نجاح عملك؟ ووفقا لدراسة ، 55٪ من أصحاب الأعمال الصغيرة راضون عن كونهم اصحاب اعمال صغيرة. قد لا تفكر في ذلك، ولكن تقييم رضاؤك هو الأهم عند قياس نجاح عملك.

عندما أقيس نجاح عملي، أحاول أن أعبر عن تصوري. كيف شعوري حيال اعمالي التجارية؟ حتى وإن كنت اعلم أن الأرقام جيدة، ولكن هل هذه الأرقام كما أريدها أن تكون؟ تأكد من أنك راض عن تقدمك لتشجيع النجاح الشامل لأعمالك.

 

خمسة قواعد ذهبية لتحفيز فريق خدمة العملاء

ان الشركات التي تعتمد على العملاء وولائهم الكبير لها تفهم بالأهمية القصوى لفريق خدمة العملاء في طريقة توصيل الخدمة المثلى التي تضمن عودة العميل لهم مجدداً.

ولأن الخبرة في مجال خدمة العملاء يمكنها ان تحدث الفرق الكبير، تسعى الشركات الناجحة لخلق بيئة عمل ممتازة ويجب على الادارة خلق بيئة عمل مثالية لتحفيز موظفي خدمة العملاء وابقائهم متحمسين ومشتركين في النجاح حتى تضمن الشركة الاداء الايجابي في توصيل الخدمات.

يجب علينا الا ننكر اهمية خدمة العملاء:

يمكنك التعلم منهم عن طريق ضمان ان هذه القواعد الخمسة الذهبية، هي جزء من الاستراتيجية الناجحة لخدمة العملاء وهي جزء من الرؤية في خبراتك في خدمة العملاء في المستقبل. لا يكفينا فقط ان نعرف ماهية الخدمة الجيدة للعملاء بل يجب علينا التدرب على طرق خدمة العملاء وادارتها بطريقة ناجحة وفعالة للحصول على الفوائد عن طريقة تقديم خدمات استثنائية للعملاء.

خمسة قواعد ذهبية لتحفيز فريق خدمة العملاء:

إذا ما تم التركيز على هذه القواعد البسيطة فأنت تعطي فريق خدمة العملاء لديك المعاملة التي يحتاجونها لتحفيزهم لخدمة العملاء بطريقة رائعة.

١تواصل مع فريق واعضاء خدمة العملاء:

أحد الادوات الاساسية التي دائما تكون بين يديك لتحفيز فريق خدمة العملاء الخاص بك هي تحسين عملية التواصل بين فريق خدمة العملاء والادارة، فعليك بفتح باب التواصل والمناقشة والاستماع لما لدى فريق خدمة العملاء قوله عن حالة الخدمة في الشركة الخاصة بك، فكلما زادت راحة فريق خدمة العملاء للتواصل مع الادارة تكون الرؤية أكبر للإدارة لاتخاذ القرارات الصحيحة لتجارب العملاء في المستقبل.

٢احاطة وتزويد فريق خدمة العملاء بالمصادر:

من السهل تحطيم اي حافز لفريق خدمة العملاء عند منعهم من عملهم فلو عدنا لننظر لفرق خدمة العملاء اليوم وبسبب الفكرة العامة عن هذا العمل برؤيته عمل قليل المهارة وقليل المرتب المالي فسنجد ان فرق خدمة العملاء تفتقر للمصادر والادوات المطلوبة لأداء العمل على أكمل وجه، فالأدوات السيئة ستعيق عمل أكثر الاعضاء مهارة وطموحاً لديك، حيث ان الادوات الجيدة تؤدي لنتائج وخدمات جيدة إذا كان فريق العمل محَفّزاً لديك.

تؤدي الادوات السيئة الى نتائج ذات جودة متدنية وتؤجل الخدمات التي يتلقاها عملاؤك ولنكن صادقين مع أنفسنا، هل سيتقبل العملاء الخدمات الرديئة واوقات الانتظار الطويلة؟ فلذلك الحواسيب والجوالات واماكن العمل الجيدة لا يجب ان تكون محجوزة فقط للمبيعات او التسويق او المطورين حيث فريق خدمة العملاء لديك يحتاج هذه الادوات الجيدة للحصول على النتائج المرغوبة.

٣الاهتمام بفريق خدمة العملاء:

عندما نحيط فريق خدمة العملاء بالأدوات الجيدة فسيكونون مستعدين لأخذ هذا العمل الى مراحل متطورة، فيجب عليك عدم تجاهلهم ومراعاتهم والاهتمام بمهاراتهم وقدراتهم ومواهبهم، وحاول ان تقدم دورات تدريبية مؤثرة لفريق خدمة العملاء لصقل مهاراتهم للحد الأقصى.

ان الدورات التدريبية لفرق خدمة العملاء يعتبر مصدر جيد بين يديك لتحفيز اعضاء فريق خدمة العملاء لديك فالتدريب لا يطور المهارة فقط بل يعتبر نشاط يعزز الروح المعنوية لدى فريق العمل، فاذا انتهيت من تعليم اساسيات العمل فخذ بعض الوقت في التدريب لتطوير اعضاء خدمة العملاء. فبعد ذلك سوف ينهون التدريب مُلهَمين لأخذ عملهم الى مراحل متقدمة.

٤تشجيع العمل الايجابي لفريقك:

كل ثانية تقضيها مع أحد اعضاء فريق العمل هو وقت قيّم حيث ان معظم اعضاء فريق العمل يتم تجاهلهم. فالإدارة اغلب الاوقات لا تأخذ الفرص لتطوير موظفيهم ويعتقدون ان بإمكان اي شخص ان يعمل هذا العمل، حتى وان كان هذا صحيحاً فأنت لازلت ستواجه مصاريف توظيف وتدريب الموظفين الجدد. فلذلك من الافضل الإبقاء على الموظف عوضاً عن البحث عن شخص آخر يحل محله وان تأمل ان باستطاعته العمل بشكل أفضل.

خذ كل الوقت الذي تحتاجه لتحفيز وتشجيع موظفيك احرص على ان يسمعوا منك التحفيز والكلام الجيد عند أدائهم لعملهم فان كان هناك شيء واحد يتمناه محترفي خدمة العملاء فهي التغذية الراجعة. أخبرهم عن رأيك في انجازهم واعطهم أكثر من مجرد ارقام واحصائيات في عملهم حيث ان الاحصائيات مهمة لكن مدى جودة الخدمة هو الاهم في التغذية الراجعة.

٥تحكم بكمية العمل لدى فريق خدمة العملاء بالطريقة المناسبة:

اخيراً، بعد كل هذه التحفيزات والنصائح الاربعة، فمن السهولة ان يهرب اعضاء فريق العمل منك إذا لم تتحكم بكمية العمل المعطاة لهم في كل يوم، فبغض النظر عن مدى موهبة اعضاء فريق العمل لديك، إذا طلبت منهم عمل الكثير فسيكون الغضب العارم بالنسبة لهم مجرد مسألة وقت.

فهذا الغضب خطير جداً، هناك العديد من الاسباب المختلفة لرفض العملاء خدماتك ولكن اهم هذه الاسباب هو انفجار عضو خدمة العملاء غاضباً على العميل. فيجب عليك ان تكون مقدراً لموظفيك ولرغبتهم لتقديم خدمات استثنائية. ان اوقات الراحة، والنشاطات وبعض الاحتفالات الوقتية ستضمن لك انغماسهم بالعمل بشكل جيد والشعور بأهميتهم في الفريق وستضمن لك الخدمات الاستثنائية منهم.

تعلم من خبرات الاخرين:

لا يجب عليك الانتظار حتى تشعر بالتعب والالم من ادارة عدد كبير من فرق خدمة العملاء ومركز الاتصالات للاستفادة من خبرات الاخرين. انظر الى خبرات الادارات الاخرى وما الذي يقدره العملاء وماهي الاشياء التي تحبطهم فيجب عليك النظر الى اعمال الاخرين ومنجزاتهم وخذ الجيد منهم واحذر من السقوط في نفس اخطائهم.

مترجم بتصرف: http://winthecustomer.com/rules-motivate-customer-service/

 

سبعة أفكار مفيدة حول كيفية تحفيز فريق خدمة العملاء في شركتك الناشئة

كل من يعمل أو قد عمل في خدمة العملاء يعرف كيف ان مجال خدمة العملاء مجهدة جداً، ومدى صعوبة أن تبقى يقض طوال فترة العمل. يجب على مستشاري خدمة العملاء التعامل مع الطلبات المتكررة وسوء معاملة العملاء على أساس يومي، لذلك فمن السهل فهم سبب تعرضهم للإرهاق أو الإحباط من وقت لاخر.

إذا كان موظفيك مكتئبين وغير متحمسين للعمل، المشكلة حتماً ستصل للعميل ويكون له خبره سيئة معكم مما يؤثر سلباً على شركتك الناشئة، لذلك يجب الحفاظ على معنويات موظفيك والتأكد من عدم وجود أي شيء يؤثر سلباً عليهم في محل عملهم وهذا أمر مطلوب للصحة العامة في نظام خدمة العملاء.

لكن كيف يمكنك تحفيز فريقك والتأكد من رضاهم؟ كيف تضمن ان يبقى انتاجهم عالي ولا يصيح اقل انتاجية؟ هنا سبعة افكار ابداعية حول كيفية تحفيز فريق خدمة العملاء.

1) معرفة ما يحفزهم:

من أجل تحفيز فريقك بنجاح، فمن الضروري أن تفهمهم. وبما أن كل شخص مختلف عن الاخر، تحتاج إلى معرفة ما يحفز كل شخص منهم، مما يؤثر على أدائهم الفردي، وما هي الحوافز التي قد تؤثر فيهم

أسهل طريقة للعثور على الإجابة على هذه الأسئلة هي إجراء استطلاعات رأي أو استبيانات، وعقد جلسات لتبادل الأفكار، وتبادل محادثات فردية مع الفريق.

2) الحفاظ على التواصل المستمر

التواصل أمر بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر على الحفاظ على حماس موظفيك. اظهر أنك تهتم لرفاهيتهم وسعادتهم، لأنهم ان لم تفعل ذلك سيشعر الموظفين بالملل وعدم الاهتمام بهم وسيفكرون بالخروج من الشركة لأنهم لا يشعرون بأن الشركة تهتم بهم ولا بآرائهم.

يمكنك منع ذلك من خلال تبادل المحادثات اليومية معهم، وتحذيرهم من أعباء العمل المضافة أثناء المبيعات، والاعتراف بالأداء الجيد

3) تشجيع المنافسة الودية:

لا يوجد شيء مثل بعض المنافسة الودية بين أعضاء الفريق لإضافة حافز إضافي قليلا للمهام اليومية. ليس فقط أنها واحدة من أكثر الطرق فعالية لتحفيز الفريق بأكمله، ولكنه يشجع أيضا فريقك لتقديم أداء أفضل معا.

إذا حددت أهدافا صعبة بالنسبة لهم، فسيعملون معا لتحقيق هذا الهدف. وذلك يزرع روح المنافسة الودية بينهم.

4) التقدير:

واحدة من أفضل الطرق للحفاظ على أعضاء فريقك ورفع معنوياتهم هو تقدير جهودهم ومكافأة الأداء الجيد. هذا متصل بالنقطة الأولى وهي عندما تعرف وتفهم فريقك، يمكنك أن تقدم لهم المكافآت المناسبة لجهودهم. هذا يمكن أن يأتي في أشكال كثيرة، مثل إنشاء نظام المكافأة، وتذكر أعياد الميلاد واحتفالات الذكرى السنوية، وضمان حصولهم على فواصل والاجازات مرة واحدة في حين لاخر.

5) منح صلاحيات لفريقك:

يحتاج فريقك إلى الأدوات المناسبة لكي يعمل بشكل جيد ويقدم خدمة استثنائية للعملاء، لذا تأكد من توفرها لهم.

وهذه طريقة أخرى رائعة لتحفيزهم وزيادة إنتاجيتهم هي منحهم بعض من صلاحياتك. يمكنك القيام بذلك عن طريق تعيين أدوار قيادية لمختلف الموظفين في أوقات مختلفة، أو ببساطة تغيير مسؤولياتهم حتى يتمكنوا من تعلم مجموعة واسعة من المهارات والتطوير.

6) توفير فرص تدريبية:

على الرغم من أن معظم الشركات توفر التدريب الأولي، وكثير منهم لا تقدم دورات تجديدية لموظفيها الحاليين وهذا خطأ.

وغالبا ما تستثمر الشركات التي لديها أنظمة خدمات عملاء ناجحة في موظفينها بوضع دورات تدريبية مستمرة، وسوف تسمح لهم أيضا لتطوير مهارات جديدة، والتي سوف تستفيد منها انت وموظفيك على المدى الطويل.

7) ضع وقت للمرح:

هناك العديد من الشركات التي تحاول بوعي لإضافة القليل من الفرح في مكان العمل من أجل تحفيز موظفيها. في الواقع، هذا هو واحد من أفضل الطرق للقيام بذلك تماما، لأنها تسمح لك وموظفيك للاتصال في وضع نفسي أفضل ويسمح لهم بالاسترخاء والافراج قليلا من بعد اوقات التوتر.

مترجم بتصرف: https://www.activia.co.uk/blog/7-creative-ideas-on-how-to-motivate-your-customer-service-team

12 خطوة لتنفيذ نظام إدارة الجودة

قد أثبتت الشركات الناجحة أن رضا العملاء له تأثير مباشر على النتيجة النهائية. خلق بيئة تدعم ثقافة الجودة يتطلب عملية منهجية منظمة. وفيما يلي خطوات لتنفيذ نظام إدارة الجودة التي من شأنها أن تساعد على تحقيق هذه العملية الدائرة كاملة.

خطوات إنشاء نظام إدارة الجودة الشاملة

1.توضيح الرؤية والرسالة والقيم

يحتاج الموظفون إلى معرفة كيفية ارتباط ما يقومون به باستراتيجية وأهداف الشركة.

ويتعين على جميع الموظفين أن يفهموا أين تتوجه الشركة (رؤيتها)، وما تأمل في تحقيقه (المهمة)، والمبادئ التشغيلية (القيم) التي ستوجه أولوياتها وصنع القرار.

تطوير عملية لتثقيف الموظفين خلال التوجه الجديد للموظفين وإيصال الرسالة والرؤية والقيم كخطوة أولى.

2.تحديد عوامل النجاح الحاسمة

عوامل النجاح الحاسمة تساعد الشركة على التركيز على تلك الأشياء التي تساعد على تحقيق الأهداف والتحرك أقرب لتحقيق مهمتها. وتوفر هذه التدابير القائمة على الأداء مقياسا لتحديد مدى تحقيق المنظمة للأهداف.

بعض الأمثلة لتحديد عوامل النجاح الحاسمة:

الأداء المالي

رضا العملاء

تحسين العملية

الحصة السوقية

رضاء الموظف

جودة المنتج

.3 وضع تدابير وقياسات لتتبع بيانات عوامل النجاح الحاسمة

وحالما يتم تحديد عوامل النجاح الحاسمة، يجب أن تكون هناك قياسات للرصد ورصد التقدم المحرز. ويمكن القيام بذلك من خلال عملية إعداد التقارير التي تستخدم لجمع البيانات المحددة وتبادل المعلومات مع كبار القادة. على سبيل المثال، إذا كان الهدف هو زيادة درجات استطلاع رضا العملاء، يجب أن يكون هناك هدف وقياس لإثبات تحقيق الهدف.

4.تحديد مجموعة العملاء الرئيسية

كل شركة لديها عملاء ويعلمون من هم العملاء الرئيسيين هي من الأهمية بمكان بحيث يمكن تطوير المنتجات والخدمات على أساس متطلبات العملاء. تقع الكثير من الشركات بخطأ وهو انها لا تعترف بالموظفين كمجموعة من العملاء الرئيسيين

مثال مجموعات العملاء الرئيسية:

الموظفين

الزبائن

الموردين

الباعة

المتطوعين

5.طلب ملاحظات العملاء

الطريقة الوحيدة للشركة لمعرفة مدى تلبيتها لمتطلبات العملاء هو ببساطة عن طريق طرح السؤال. يجب أن تكون هناك عملية منظمة لطلب التعليقات من كل مجموعة من العملاء في محاولة لتحديد ما هو مهم بالنسبة لهم. الشركات غالبا ما تقع في خطأ بالتفكير أنهم يعرفون ما هو مهم للعملاء وطرح الأسئلة الغير صحيحة. يتم الحصول على هذه هذا النوع من ردود الفعل من خلال مجموعات التركيز على العملاء.

6.تطوير أداة الدراسة الاستقصائية

بعد تطوير أداة الدراسة الاستقصائية التي تقوم على معرفة ما هو مهم للعملاء. على سبيل المثال، قد يهتم العملاء بالمزيد من الجودة أكثر من التكلفة، ولكن إذا كنت تقوم بتطوير منتج وتحاول الحفاظ على التكلفة وتخفيض الجودة، فإنك تقوم بإنشاء منتج قد لا يلبي احتياجات العميل.

7.استقصاء كل مجموعة العملاء

وينبغي أن يكون لكل مجموعة من العملاء استقصاء مخصص وفقا لمتطلباتها الخاصة، وينبغي أن يتم استقصائها لوضع بيانات أساسية عن تصور العملاء للممارسة الحالية. وهذا يوفر نقطة بداية للتحسينات ويبين التقدم المحرز في تنفيذ خطط التحسين.

8. تطوير خطة التحسين

بمجرد إنشاء خط الأساس يجب عليك وضع خطة تحسين بناء على ملاحظات العملاء من كل مجموعة. وينبغي كتابة خطط التحسين في شكل أهداف سمارت مع تخصيصات لموظفي معينين من أجل متابعتها.

الأهداف قد تشمل بعض ما يلي:

مبادرات تحسين العملية، مثل: دعوة العملاء عدة مرات

تطوير القيادات: المشي للنقاش

إدارة التدريب / التنمية: كيفية إدارة الموظفين في بيئة الجودة

تدريب الموظفين / التنمية: خدمة العملاء

إدارة الأداء: تحديد التوقعات، وخلق توصيف الوظائف التي تدعم رؤية ومحاسبة الموظفين.

 

9.إعادة الاستقصاء

بعد فترة من الزمن (12-18 شهرا)، استقصاء العملاء الرئيسيين لمعرفة ما إذا كانت قد تحسنت الخدمة. تتغير احتياجات العملاء وتوقعاتهم بمرور الوقت، لذا فإن متابعة الاحتياجات والتوقعات المتغيرة أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح على المدى الطويل.

10 مراقبة عوامل النجاح الحاسمة

من المهم رصدها شهريا لضمان وجود تقدم ثابت نحو الأهداف. وهذا يسمح أيضا لتصحيح المسار يجب تغيير الأولويات والأهداف خلال فترة الاستعراض.

11.دمج بيانات رضا العملاء في خطط التسويق

ان كنت قد حققت بعض النتائج الإيجابية في بيانات رضاء العملاء، استخدمه كأداة للتسويق! وهناك الكثير من الشركات الناجحة تفوت القارب من خلال عدم السماح للآخرين بمعرفة انجازاتهم. يريد العملاء أن يعرفوا كيف تعمل العمليات الداخلية للشركات خاصة إذا كانت تلك العمليات تساعد على تقديم منتج أو خدمة متميزة!

12 – التكنولوجيا

تأكد من أن التكنولوجيا سهلة الاستخدام وتدعم التحسينات المستهدفة. على سبيل المثال، يجب أن يكون موقع الويب سهل التنقل وكذلك من السهل العثور عليه ويجب أن يكون المحتوى سهل الفهم.

افكار اخيرة

تأكد من فهم الموظفين للرؤية ودورهم في دعمها. ابحث عن طرق لضمان توحيد جميع العمليات الداخلية وتلقي الموظفين التدريب لفهم التوحيد القياسي.

تتطلب مبادرات الجودة الناجحة رعاية كبار القيادات ودعمهم من خلال الهيكل والعملية والتحولات الموظفين. كما أن الموارد المخصصة لها أهمية حاسمة في دعم هذه المساعي.

 

هل ينبغي على الشركات الصغيرة ممارسة إدارة الجودة ؟

إدارة الجودة الشاملة هي الجهود المتفانية لتوفير مستوى متزايد باستمرار من الجودة في محاولة للحفاظ على الاهتمام (وتكرار التعامل) مع العملاء. تمارس الشركات الكبيرة على نطاق واسع في جميع أنحاء العالم فحص منتجاتها وخدماتها باستمرار من خلال ممارسة إدارة الجودة الشاملة لتحسين قدرتها التنافسية، مع إيلاء اهتمام خاص لقاعدة عملائها الأساسية. فلماذا لا يمكن للشركات الصغيرة أن تفعل الشيء نفسه؟

الجواب القصير هو: يمكنهم. ولكن إذا كنت صاحب شركة صغيرة وتريد تطبيق هذه الممارسة التحليلية لإدارة الجودة الشاملة لشركتك، هناك عدد قليل من المصاعب يجب أن تكون على بينة، كل منها يمكن أن تؤدي إلى تكاليف مفرطة على شركتك.

فوائد إدارة الجودة الشاملة:

عندما تتكدس الإيجابيات والسلبيات، وإمكانية تعزيز نجاح شركتك يجعل تنفيذ فلسفة إدارة الجودة الشاملة لشركتك جذابة للغاية.

أولئك الذين شرعوا في تحليل إدارة الجودة الشاملة لديهم الخبرة إلى فهم أفضل لاحتياجات عملائهم، زيادة إجمالية في رضا العملاء، وأفضل في حل المشكلات. بالإضافة إلى ذلك، مكنت إدارة الجودة الشاملة العديد من الشركات لتوحيد القوى العاملة لديها على الرغم من مستويات تعزيز الحافز- مكافأة رئيسية يأمل الكثير لتحقيقها نتيجة لهذه العملية.

كل هذا يؤدي إلى علاقات أقوى مع الموردين، وعدد أقل من أخطاء المنتج والعرض وانخفاض ملحوظ في فشل العمليات التجارية.

الجانب السلبي لإدارة الجودة الشاملة للشركات الصغيرة:

على الرغم من أن المعلومات القيمة التي يتم تسليمها من خلال إدارة الجودة الشاملة يجعلها جذابة للغاية، لكن لا شيء يأتي بدون تكلفة. وهذه التكلفة يمكن أن يكون مبالغا فيه، حتى بالنسبة للمنظمات على نطاق واسع.

وكشف النقاب عن نقاط القوة والضعف في مؤسستك، فإن النتائج المستمدة من تحليل إدارة الجودة الشاملة يمكن أن يؤدي إلى زيادات كبيرة تتعلق بالتدريب الإضافي للموظفين، فضلا عن الاستهلاك المفرط لوقت الإدارة. بالإضافة إلى ذلك، قد تشمل العملية زيادة في الأوراق وعدم تلبية الاحتياجات الفردية لأعمالك الصغيرة بسبب التركيز على “العملية” بدلا من “النتائج”، حيث يجب تركيز جهودك.

قد يبدو هذا واضحا، ولكن الهدف النهائي من أي منظمة يحركها العملاء، سواء كانت كبيرة أو صغيرة، وينبغي أن تكون خدمة العملاء لها الأولوية. وعندما يتعلق الأمر بتنفيذ إدارة الجودة الشاملة للشركات الصغيرة، وهذا أمر حيوي بشكل كبير و سيأخذ الكثير من الوقت.

وكثيرا ما تواجه الشركات الصغيرة قيودا على الشؤون المالية والأفراد والمعدات بينما تعاني في ظل العبء الإضافي المتمثل في الضعف المرتبط بالتحولات التي لا يمكن التنبؤ بها في سلوك المستهلك. إن أفضل طريقة للتعويض عن هذا الضعف هو تطوير علاقة مع قاعدة عملائك.

لتعزيز العنصر الأساسي من عناصر إدارة الجودة الشاملة، فمن الأهمية أن يكون الموظفون على فهم تام بالعملية الشاملة ويلتزمون بتنفيذها بنجاح. لذلك، يجب على أصحاب الشركات الصغيرة توظيف واستبقاء الموظفين ذو الجودة العالية وتدريبهم وتحفيزهم للعمل بشكل متماسك كفريق واحد متعدد الوظائف، مما يؤدي إلى زيادة كفاءة تحديد الهوية والقرار، وتنفيذ العمليات وعموما الإنتاجية في جميع العمليات التجارية.

وسيكون لهؤلاء الموظفين “المدربين لإدارة الجودة الشاملة” سيطرة أكبر على عملهم وإحساس أكبر بالملكية في الشركة، مما يؤدي إلى حملة طبيعية نحو رضا العملاء وزيادة ملحوظة في النجاح العام للمشروع.

الغرض من الرسالة والرؤية في التخطيط الاستراتيجي للشركات الناشئة

هناك العديد من القضايا التي يجب مراعاتها عند وضع خطة استراتيجية تنظيمية. غالبا ما تعني الخطط الاستراتيجية تغيير الهيكل التنظيمي أو التحرك نحو التغيير. التغيير يمكن أن يكون عملية صعبة، وأحيانا يتطلب وقتا. من المهم أن يكون الموظفون على متن عملية اتخاذ القرار. ويمكن التعبير عن ذلك من خلال بيان الرسالة والرؤية للمنظمة. إن توضيح وتكرار الإيجابيات من التحرك نحو التغيير في المنظمة سيساعد الموظفين على مواصلة المشاركة والدافع في هذه العملية.

تخطيط استراتيجي

ويشكل التغيير عنصرا أساسيا في التخطيط الاستراتيجي. وهذا ينطوي على نقل المنظمة أو المؤسسة إلى الأمام لإنشاء شيء أو تغيير شيء ما. يتم إنشاء بعض الخطط الاستراتيجية للمنظمة للتحرك في اتجاه معين، وغيرها من الخطط لتطوير المؤسسة. وستكون الرسالة والرؤية مهمة للمساعدة في توصيل أهداف الخطة إلى الموظفين والعملاء.

الرسالة

ينبغي على القادة التأكيد على الرسالة الحالية للموظفين، والتي توضح الغرض من المنظمة وأهدافها الأولية القابلة للقياس. وقد تتضمن الخطط الاستراتيجية تغيير في الرسالة ليعكس اتجاها جديدا للمنظمة. وتسليط الضوء على فوائد التغيير والتقليل من العجز سيساعد الموظفين والعملاء شراء في التغيير.

الرؤية

تساعد الرؤية على وصف هدف المنظمة. وتشمل الرؤية أيضا قيم المنظمة. الرؤية تعطي توجها لسلوك الموظف وتساعد على توفير الإلهام. قد تتطلب الخطط الاستراتيجية استراتيجية تسويقية، والتي يمكن أن تشمل الرؤية للمساعدة أيضا على إلهام المستهلكين للعمل مع المنظمة.

الغرض والفوائد

ومن المرجح أن يحقق التخطيط الاستراتيجي نجاحاته وفشله. يجب على القادة الاحتفال بالإنجازات القليلة نحو تحقيق الأهداف، والتي هي جزء من الرسالة والرؤية. وستساعد الرسالة في قياس ما إذا كانت الخطة الاستراتيجية تتماشى مع الأهداف العامة للشركة. الرؤية تساعد على توفير الإلهام للموظفين. الموظفين الذين يشعرون بالاستثمار في التغيير التنظيمي هم أكثر عرضة للبقاء لان لديهم دوافع  أعلى من الإنتاجية.

الاعتبارات

التغيير الناجح سينطوي على التواصل وتكرار المهام، مما يساعد على منع الناس من الإحباط في حالة حدوث إخفاقات صغيرة على طول الطريق. وينبغي أن يواصل القادة إبراز نقاط القوة في الخطط الاستراتيجية وإشراك أصحاب المصلحة المهمين في هذه العملية. إن إشراك الموظفين والمتطوعين سيساعدهم على التعرف على التغيير والتحكم فيه. يساعد إشراك الموظفين أيضا على توفير المزيد من العقول لمنع المشاكل المحتملة.

مترجم بتصرف:

http://smallbusiness.chron.com/purpose-mission-vision-statements-strategic-planning-13161.html

التحفيز والإنتاجية في الشركات الصغيرة

معظم الموظفين بحاجة إلى التحفيز للشعور بالرضا عن أداء وظائفهم على النحو الأمثل. بعض الموظفين الدوافع التي تحفزهم هي دوافع مالية في حين أن الآخرين يجدون ان الاعتراف بعملهم الجاد والمكافآت الشخصية هي الدوافع التي تحفزهم. مستويات التحفيز داخل مكان العمل لها تأثير مباشر على إنتاجية الموظفين. العمال المتحمسون للعمل ومتحمسون لوظائفهم يتحملون مسؤولياتهم بأقصى ما لديهم من قدرات وأرقام انتاجيتهم عالية نتيجة لذلك.

الحوافز

الحافز هو التأثير الذي يهدف إلى دفع السلوك وتحفيز الموظفين ليكون إنتاج العمل بالجودة المطلوبة. يستخدم أصحاب العمل عدة أنواع من الحوافز لزيادة أعداد الإنتاج. حوافز الموظفين تأتي في مجموعة متنوعة من الأشكال بما في ذلك إجازة مدفوعة الأجر، والمكافآت النقدية وامتيازات السفر. الحوافز تدفع الموظفين لأنها تدفع الموظفين أكثر من أجل السعي أكثر من الراتب العادي.

التقدير

العديد من الموظفين يحتاجون إلى تقدير واعتراف من أرباب عملهم بإنتاج عمل جيد. الاعتراف بالعمل الجيد ومكافأة الموظف تحدد الموظفين الذين يؤدون عملهم بشكل جيد. الاعتراف بالعمل الجيد يجعل الموظفين يشعرون بالرضا ويشجعهم على العمل أكثر بشكل جيد. ويعترف أصحاب العمل بالموظفين عن طريق تتبع التقدم المحرز وتقديم التغذية الراجعة حول كيفية تحسينهم بمرور الوقت. الاعتراف العلني هو أيضا عامل تحفيز الذي يدفع إنتاجية العمال.

التحفيز الذاتي

يتحفز بعض الموظفين من خلال شعورهم بالإنجاز لتلبية الأهداف الشخصية والمهنية. العديد من الموظفين منضبطون ذاتيا ولديهم دوافع ذاتية. ليس للحوافز والمكافآت تأثير يذكر على الموظفين الذين يشعرون بالدافع فقط بل يجب ان يكونون واثقين في قدراتهم ومكانتهم داخل المنظمة. هؤلاء سيؤدون عملاً رائعا من أجل التحدي الشخصي في عملهم.

استراتيجيات التنفيذ

هناك العديد من الطرق التي يمكن لأصحاب العمل تحفيز الموظفين ودفع إنتاجية العمال. و لأن العوامل المختلفة تؤثر على العمال بطرق مختلفة، يمكن لأصحاب العمل الاستفادة من استراتيجيات التحفيز التي تشمل العديد من التقنيات. على سبيل المثال، للتأثير على العمال الذين لديهم دوافع مالية، يجوز لصاحب العمل تنفيذ الاستراتيجية اليومية التي تدفع نقدا على الفور للموظفين الذين يحققون أهداف الإنتاج على المدى القصير. ولتحقيق أهداف الإنتاج طويلة الأجل، يمكن لصاحب العمل تنفيذ برنامج يشجع المنافسة الودية بين العمال على تلبية أرقام الإنتاج. وفي ختام البرنامج، يمكن لأصحاب العمل أن يعترفوا علنا أفضل أداء للعمل المنجز.

أهمية مبادئ إدارة الشركات الصغيرة !

 

إن الفهم الصحيح لمبادئ الإدارة ضروري جدا ومفيد للمدراء لأن هذه المبادئ تعمل كمبادئ توجيهية للأنشطة الإدارية. من خلال ممارسة مبادئ المدراء يمكن تجنب مختلف الأخطاء أثناء التعامل مع الموظفين في الشركة.وترجع أهمية مبادئ الإدارة إلى الأسباب التالية:

(1) تزويد المدراء بفهم واضح لواقع الشركة:

تعمل مبادئ الإدارة كمبادئ توجيهية للمدراء. وتحسن هذه المبادئ معارف المدراء وقدراتهم وفهمهم في ظل أوضاع إدارية مختلفة. إن آثار هذه المبادئ تساعد المدراء على التعلم من أخطائهم. هذه المبادئ توجه المدراء لاتخاذ القرار الصحيح في الوقت المناسب.

(2) الاستخدام الأمثل للموارد:

تصر مبادئ الإدارة على الأنشطة المخططة لها والتنظيم المنهجي للموظفين والمواد في المنظمة. وقد صممت المبادئ للحصول على أقصى قدر من المنافع من الجهود البشرية وغيرها من الموارد.

على سبيل المثال، تشير المبادئ العلمية إلى خفض التبذير وإقامة وقت قياسي لإكمال المهمة. من خلال توفير الوقت والطاقة والجهود يمكن أن يكون اناك انشطة الاقتصادية وتحقيق أقصى قدر من الاستفادة من الموارد.

(3) القرارات العلمية:

يتعين على المدراء اتخاذ عدد من القرارات كل يوم. ولذلك، فإنهم بحاجة إلى تقييم موارد المنظمات بعناية فائقة حتى يمكن اتخاذ القرار المناسب باستخدام الموارد المتاحة بأفضل طريقة ممكنة. وتمكن مبادئ الإدارة المدراء من معالجة مختلف المشاكل بصورة منهجية وعلمية.

(4) تلبية متطلبات البيئة المتغيرة:

يجب على كل رجل أعمال إجراء تغييرات في المؤسسة وفقا للتغيرات التي تحدث في بيئة الأعمال. وتقوم مبادئ الإدارة بتدريب المدراء على تنفيذ التغييرات في الاتجاه الصحيح وعلى المستوى الصحيح في المؤسسة. على الرغم من أن مبادئ الإدارة هي المبادئ التوجيهية النسبية والعامة حتى الآن عن طريق تعديل هذه المبادئ يمكن إجراء تغييرات في المؤسسة.

(5) الإدارة الفعالة:

الإدارة هي وظيفة أعلى مستوى الإدارة. في هذه الوظيفة يتم تشكيل الخطط والسياسات الرئيسية. مبادئ الإدارة بمثابة المبادئ التوجيهية والقاعدة لتشكيل السياسات الإدارية المختلفة للعمل المنهجي في الشركة. وتؤدي مبادئ الإدارة إلى جعل الإدارة أكثر فعالية من خلال تثبيط التحيزات الشخصية والتحيز. هذه المبادئ تصر على الموضوعية والقرارات العلمية.

(6) الوفاء بالمسؤوليات الاجتماعية:

الأعمال التجارية خلقت من المجتمع والاستفادة من موارد المجتمع لذلك يجب أن تفعل شيئا للمجتمع من خلال أداء بعض المسؤوليات الاجتماعية. إن مبادئ الإدارة لا تعمل فقط كمبادئ توجيهية لتحقيق الأهداف التنظيمية ولكن هذه المبادئ توجه أيضا المدراء لأداء المسؤوليات الاجتماعية.

(7) التدريب الإداري والتعليم والبحث:

تؤكد مبادئ الإدارة على الأحكام العلمية والتفكير المنطقي. ونتيجة لذلك، تعمل هذه المبادئ كأساس للقيام بالبحث والتطوير في الدراسات الإدارية. وبما أن هذه المبادئ توفر مجموعة منظمة من المعارف لأداء الأعمال البحثية وتوليد المزيد والمزيد من المعرفة، فقد وفرت أفكارا جديدة وخيال وقاعدة للبحث والتطوير.

 

١٠ أسئلة يجب أن تتأكد من الاجابة عليها قبل البدء في مشروعك

اتصل بي صديقٌ لي قبل فترة،و كله حماسٌ، قائلا: “ماذا لو كنت تستطيع الدخول إلى موقع إلكتروني لتجد فيه كل الوصفات التي تأكلها عادةً، من دون أن تشتري مكونات أكثر من الموجودة في ثلاجتك؟ سأبدأ بعمل الموقع لأوفر هذه الخدمة!”.

بالتأكيد كلنا نعرف بأنه قد تكون هناك فجوة بين الفكرة الجيدة و البداية الجيدة. لكن الكثير لا يعرفون كيف يسدون هذه الفجوة. لذلك حاولت بكل حذر ألا أحطم آمال صديقي، و اقترحت عليه إكمال التحليل و الدراسة التالية كإجراء إحترازي قبل أن يصرف مدخرات حياته و مدخرات الآخرين

١.هل نمط حياتك مستعد للبدء بهذا المشروع؟
إن كنت حاليا تعمل لدى إحدى الشركات، بدء مشروع يتطلب منك تغيير حياتك. لا ترتكب الخطأ بافتراضك أنها طريقة سريعة لتكون ثريًا، أو أنها طريقة للهروب من المشاكل. البدء بمشروع يتطلب الكثير من الإصرار و التعلم، و لن تجني ثمرته إلا على المدى الطويل. ألقِ نظرة صادقة على نفسك قبل الإندفاع على البدء.

٢. هل هناك عملاء مستعدون لدفع النقود؟
قناعتك الشخصية بأنك إن أحببت فكرتك فالجميع سيحب الحل الذي أوجدته هي قناعة ضرورية و لكنها ليست كافية. قد “يميل” العملاء إلى فكرتك، لكنهم بشكل عام لن يدفعوا إلا لشيء “يحتاجونه”، سواء كانت الحاجة جسدية أم عاطفية. أو قد يكون من يحتاجه لا يملك المال الكافي. تحدث مع المختصين في المجال (الطباخين المحترفين و مهتوي الطبخ) و اتسمع إلى المتطلبات و التحديات المخفية.

٣. هل الفرصة التجارية كبيرة و تستمر في التوسع؟
مرةً أخرى، لا تستمع إلى أهوائك و آرائك الشخصية للتقييم. ابحث عن بيانات تحليلية للسوق من أناس محايدين و موثوقٍ بهم، هذا يعني شركات دراسات و بحوث وطنية معروفة مثل Gartner, Forrester, IDC و غيرهم الكثير. و ستجد ما يفيدك مثل “تقرير سوق تتبيل الأكلات و الصلصات لعام ٢٠١٢”.

٤. هل هذا المكان مزدحم أصلا؟
استخدم قوقل للبحث عن حلول موجودة بالفعل في المجال الذي تريده. أحد نتائج البحث التي قد تود النظر اليها هو “وصفات من مكونات موجودة لديك”. إذا وجدت ١٠ منافسين يقدمون هذه الخدمة فعلى الأرجح أن فكرتك لا تستحق الإكمال.

٥.هل للحل الذي تقدمه تبعيات و تكاليف مخفية؟
الكثير من المنتجات يفشل بسبب التبعيات و التكاليف المخفية. فعلى سبيل المثال، مكائن السيارات التي تعمل بالهيدروجين هي مكائن رائعة و صديقة للبيئة، و لكن عندما تريد عمل صيانة لها أو تصليحا قد لا تجد مكان يسهل الوصول إليه. تأكد بأنك قد أخذت بعين الإعتبار كل التكاليف و ما يصاحبها من قنوات البيع و التسويق و حتى ثقافة المجتمع.

٦. هل تملك الحقوق الفكرية للدفاع عن نفسك أمام المنافسين؟
ل قد لا يكون حلك ظهر للعلن بعد، و لكن عندما يمتلك أحد شهادة الملكية الفكرية لهذا الحل سيعرض مشروعك
للخطر. ابحث مرة أخرى في
Google Patent و في US Patent Office
عن فكرتك، أو بالطبع تستطيع أن تدفع لمحامي آلاف الدولارات ليبحث عنك.

٧. هل تستطيع بناء فريق كفؤ و متحمس؟
من الصعب بناء مشروع متكامل لوحدك، تحتاج إلى جمع و تحفيز و إدارة الفريق. و لا تنسى التطوير و المبيعات و الشركاء و العملاء. المشاريع الجديدة صعبة على المحترفين و المؤسسين الشغوفين، و لكن غيرهم سوف يفشل، فلا تكن من هؤلاء. فالإنطوائي العنيد الجامح أو المسوّف (المتكاسل) لن ينجح.

٨. هل حسبت التكاليف الفعلية؟
عادةُ رواد الأعمال الشغوفين هي أن يرسموا خططا متفائلة، يبالغوا في مبيعاتهم المبدئية و يقللوا من شأن التكاليف. لكي تحول شغفك إلى قيم تجارية ملموسة، ارسم خطة تجارية واقعية تجمع بها التزاماتك المادية و التكاليف للأهداف المستقبلية لمشروعك المبتدئ، و دع مختصًا يراجعها.

٩. هل تملك المهارة و قوة التحمل؟
كمؤسس شركة جديدة، تذكر أن الكرة بملعبك دائما. و لا يوجد مُلامٌ غيرك. أغلب الشركات الناشئة تفشل بسبب استسلام مؤسسيها، و ليس بسبب نقص المال أو انقضاء الوقت. ركز على التعلم و التطوير الدائمين. فإذا واجهتك مشكلة مع أكثر من شركة حاولت بنائها، فقد تكون أنت جزء من المشكلة.

١٠. الذهاب “من” بدلا من “إلى”؟
ماذا يعني هذا السؤال؟ إذا كنت يائسا للتخلص من منصب معين فأنت سوف تتسلل إلى ريادة الأعمال، لكنك ستجدها شاقة و متعبة أكثر من الوظيفة. الأشخاص الذين يشعرون بأنهم مؤهلين جيدا، و لكنهم غير مقتنعين أو يشعرون بالملل في الوظيفة التي يشغلونها، سوف ينجحون في ريادة الأعمال أكثر من الأشخاص الذين يشعرون بأنهم منهكين في العمل أو لا يشعرون بالتقدير أو الإجهاد المفرط. تذكر بأن العشب في الجهة المقابلة يبدو أخضر مما هو عليه، فلا تستعجل. أنصح رواد الأعمال دائما بعدم التخلي عن وظيفتهم العادية قبل أن يروا أرباحا حقيقية من شركاتهم الناشئة.

أنا متأكد بأن الكثير منكم لديه إضافات على هذه “الإجراءات الإحترازية” من واقع خبراتكم التي قد يكون بعضها مرير، و بالمناسبة، إذا كانت الخبرة بالعمل مع الفريق أو قلة الموارد هي العائق، فالأفضل إعطاء الفكرة لأشخاص مهيئين بدلا من الجلوس عليها بأنانية أو الذهاب بها و بنفسك في طريق الهلاك. فلا أحد سينجح بهذه الطريقة.
و في حال كنتم تتسادلون عما جرى لفكرة صديقي، حاولوا أن تجربوا البحث الذي اقترحته عليه و ستجدون عشرات المواقع التي تحمل نفس الفكرة. لا داعي لأن أقول بأن صديقي قرر التخلي عن فكرته. لكنني متأكد بأنه سيرجع بفكرة أخرى، و يوما ما، سيحقق أحد فكرته و سيعض أصابع الندم، لأن الكلام فقط لا ينشئ الشركة. هل أنا الوحيد الذي لديه مثل هذا الصديق؟

مارتن زويلينق

23 طريقة لجعل بيئة العمل أفضل

إن كنت تريد إنشاء أو تطوير مشروعك بشكل ناجح، فأنت تحتاج إلى موظفين منتجين و سعداء في نفس الوقت. لكن يا ترى ما هو السر في جعل موظفيك راضين؟ السر هو المحافظة على بيئة عمل رائعة لهم.
كل منا يتمنى أن يتحول مكان العمل من مكان نقضي به وقتًا معينًا و نأخذ في المقابل راتب، إلى مكان نريد قضاء أوقاتنا فيه و نحبه حيث نجد فيه الراحة و الإنسجامية. فكل التغييرات سواءً كانت مادية (كتغيير الإضاءة مثلا) أو في إعادة هيكلة الشركة و تغيير ما يسمى بالثقافة الخاصة بها سوف تساعد في تحويل مكان العمل من مكان ممل إلى مكان ممتع، لن يساعد فقط في إبقاء الموظفين سعداء، و إنما سيجذب لك موظفين جدد أيضا.
السؤال الآن، كيف نجعل بيئة العمل أفضل؟ صحيفة ذا بيست ديلي سألت اصحاب الشركات و الخبراء لإعطائهم أفضل النصائح، و هذه مجموعة من النصائح التي ذكروها::

١. قم بتوظيف الأشخاص الملائمين.
“نوع الأشخاص الذين يتم توظيفهم هو الذي سيحدد بيئة العمل لأنهم سيساهمون فيها. احرص على توظيف أناس يعملون بجدية و احتراف، و يستطيعون العمل ضمن فريق و بوسعهم المساهمة في جعل بيئة العمل إيجابية، لأن تفاحة فاسدة واحدة ستفسد الصندوق بأكمله”

٢. تخلص من السموم
“من المذهل أن نرى كيف أن تصرفا سيئا واحدا يؤثر على أداء الجميع بشكل سيء. لا أستطيع أن أصف لك كمية الشكر التي تأتيني بعد تخلصي من موظف أو موظفة سيئين. صحيح أنها صعبة في التنفيذ، لكن في النهاية سترى كيف كانوا مؤثرين في بيئة العمل، ليس ذلك فحسب، بل أنها ملحوظة أيضا لدى زبائننا.

٣. حافظ على مقر العمل نظيفًا و مريحًا و مزينًا بشكل جميل.
“العمل في مكتب نظيف و جذاب له تأثير عظيم على تحسين التواصل بين الموظفين و مديريهم. حتى ان كانت الشمس لا تصل إلى المكاتب، حاول توفير أجواء تدعو للاسترخاء مع أثاث مريح، وفر للجميع ما يحتاجونه و أكثر. قد ترى أن هذه الطريقة مكلفة في البداية، لكنك بذلك ستُري الموظفين بأنك تهتم بهم بالفعل لأنك استثمرت في راحتهم”

٤. تأكد أن الإضاءة ممتازة.
“أفضل نصيحة أستطيع إعطاءك هي أن توفر للموظفين مكانًا بإضاءة طبيعية. الإضاءة الضعيفة أو القوية جدًا قد تتعب أعينهم و تتسبب لهم في الصداع، و هذه المشاكل ليست في بيئة العمل الجيدة و الطموحة. في المقابل، الإضاءة الجيدة ستجعلهم نشيطين طوال اليوم. إذا لم تتوفر الإضاءة الطبيعية، حاول تمثيلها عن طريق وضع إضاءة بتدرجات مختلفة.

٥. ضع مكانًا للاستجمام.
“وفر مكانًا منفصلا للموظفين لكي يسترخوا به، دائما ما نحتاج إلى ترك العمل لفترة بسيطة للاسترخاء و للتحدث الى زملائنا و تجديد نشاطنا العقلي. بتوفير هذا المكان المنفصل سنجعل الوقت المستقطع أفضل بعيدًا عن إزعاج البقية”

٦. ضع سبورة في أحد الجدران.
“وضع سبورة كبيرة في أحد الجدران يساعد على تعزيز الروح الجماعية في العصف الذهني، و هي فكرة جيدة لأنها تتيح للجميع النظر إليها و إضافة أفكارهم لها. سيقوم المظفون بتصويرها بهواتفهم لتذكرها لاحقًا في الاجتماعات و بذلك سيبقى العمل الأهم أمام أعين الجميع، و ستبقى الحماسة دائمة”،

٧. اجعل موظفيك مرتاحين.
“نحن نترك الموظفين يختارون مكاتبهم بأنفسهم، البعض سيختار كرسيا مريحا و الآخر سيختار كرة كبيرة يجلس عليها للتمرين و العمل معا، و كذلك النباتات و غيرها. و نثق أيضا في موظفينا بأخذ وقت للاستراحة متى ما شاؤوا للعب أو لتجديد النشاط”

٨. شجعهم لجعل مكانهم خاصا بهم.
“إعطاء الفرصة و الحرية للموظف بترتيب و تزيين مكتبه كما يشاء هي أفضل طريقة تجعله مرتاحا أكثر في مكتبه. فبدلا من توحيد المكاتب للجميع، حدد لهم ميزانية ينسقون بها مكاتبهم كما يرغبون”، الرئيس التنفيذي في UsersThink

٩. تعزيز التعاون.
“سواء كانت المكاتب متصلة بجانب بعضها أو على شكل مربعات، تأكد من ترك مكان واسع لهم لكي يعملوا معا. هذه الطريقة ستشعل شرارة الإبداع للفريق و بطريقة غير مباشرة ستجلهم يهتمون بعملهم و بزملائهم” مديرة التسويق في Four Mine

١٠. الأكل سوية.
“هناك طريقة بسيطة و فعالة في تحسين علاقة الموظفين ببعضهم، ألا و هي أن يأكلوا سوية. لن تحتاج إلى إنفاق الكثير من المال، تستطيع مثلا طلب بيتزا أو من مطاعم الوجبات السريعة. تحدث قليلا في البداية ثم اتركهم للتحدث إلى بعضهم البعض”

١١. تقديم الأنشطة الترفيهية خلال اسبوع العمل.
“في كل شهر، نقوم بعمل نشاط ترفيهي من اقتراح الموظفين لزيادة الروابط بين الجميع. فمثلا في بعض الأحيان نقوم بحفل عيد ميلاد احدنا أو نلعب كرة القاعدة و بعضنا يقوم بالشواء، كل ذلك يحصل خلال ساعات العمل كشكر للموظفين على جهودهم المبذولة و للإيحاء بقصر اسبوع العمل و تحسين ثقافة الشركة”,

١٢. اجعل الموظفين يتحركون.
“لا تدع الموظف يشعر بأنه مقيد بكرسيه أبدا. الجلوس في الكرسي لا يعني دائما أداءً أفضل، حاول التحرك قليلا أو اعمل واقفًا أو اذهب لجلب قهوة قريبة من عملك مشيًا على الأقدام. حرية الحركة تؤدي إلى حرية الفكر”,

١٣. ركز على الصحة و الرياضة.
“ابتداع بيئة عمل تركز على جوانب صحة الموظفين هو مفتاح للنجاح. رتبنا في مقرنا “أربعاء الصحة” حيث يستطيع الموظفون المشاركة في نشاطات اليوغا مثلا أو احضار حيواناتهم الأليفة لأنها تساعدهم على تخفيف الإجهاد. هذه التعديلات البسيطة تجعل منهم سعداء و فعالين”,

١٤. استخدم مكالمات الفيديو مع الموظفين.
“في عصر التقدم التكنولوجي أصبحنا لا نرى بعضنا البعض و ننسى أن المقابلة وجها لوجه هي شيء مهم، البريد الإلكتروني لا يُشعر المتحادثين بأنه شخصي أو قد يُفهم بشكل خاطئ. جرب مكالمات الفيديو و ستتفاجأ بردة الفعل و الإعجاب”,

١٥. أعد صياغة التعليمات.
“استبدل “يجب عليك” بكلمة “دعنا” عندما تتحدث إلى موظفيك، تغيير بسيط لكنه فعال في إيصال الأوامر للموظف و كأنها مهمة مشتركة بين الجميع. تستطيع بالطبع استخدامها في جميع المهام الصغيرة منها أو الكبيرة، و بمجرد التعود على هذه العقلية، ستلاحظ الفروق في معرفة كل شخص لمهامه و ماذا عليه فعله، و النتيجة ستكون بيئة تعاونية أفضل”.

١٦. لا تحملهم مالا طاقة لهم به.
“من أكثر أسباب ترك الموظف لعمله هي أن مديريه يوكلونه بأعمال شخصين أو أكثر. من المهم جدا أن لا تعطيه أكثر مما يستطيع انهاءه. فإذا واجهتك أعمال كثيرة بشكل مفاجئ، استعن بموظفين من الخارج لعملها”, شريك إداري في Cavalier.

١٧. كن مرنًا.
“أشجع موظفي دائما على التعامل مع حياتهم الشخصية و كأنهم هم المدير التنفيذي، إلا إن تعارضت مع اجتماع. انا كمديرة، لن أتردد في الذهاب إلى موعد الطبيب في ساعات العمل، أو الذهاب لقص شعري، و أشجعهم على نفس الشيء. الموظف الجاد يستطيع جدولة حياته الخاصة و حياته العملية بشكل موزون و فعال كأي رئيس تنفيذي. لم نجعلهم يعملون طوال اليوم و نجعل أعمالهم الخاصة مكتظة قبل و بعد العمل؟”, المديرة العامة في
Funtrepreneur

١٨. اجعل الشفافية شعارك.
“دائما ما تظهر الشائعات في الشركة بسبب الغموض و عدم الإفصاح عن بعض الأمور التي تخص التغييرات في العمل أو نظام التعويضات على سبيل المثال، لابد من أن تجعل التواصل بين جميع من في الشركة صريحا و واضحًا لا تشوبه شائبة” مديرة الإبتكار في
Talent Think Innovation.

١٩. درب موظفيك جيدًا.
“أغلب الموظفين لديهم الرغبة في العمل بشكل ممتاز، لذلك أعطهم الأدوات اللازمة عن طريق تدريبهم و تعليمهم بالتحديد ما يجب عليهم فعله و كيفية عمله و ماهم مسؤولون عنه، بالإضافة إلي التواصل الدائم لتفادي الأخطاء. هذه الطريقة تفيد العمل و الموظف لكي يتطور”

٢٠. ضع قاعدة واضحة لاسخدام الهاتف أثناء الاجتماعات
“هل سبق و أن حضرت اجتماعا مع شخص لا يترك هاتفه؟ حدد ما هو مقبول في قاعة الاجتماعات. قاعدتي هي ان تعيش في اللحظة؛ ان لم يكن لديك شيئا تضيفه إلى الاجتماع، فلا تحضره أساسا”

٢١. أعط ردة فعل دائما.
“ردود الفعل الإيجابية تحفز الموظفين و تُشعرهم بأن مُقدر لما فعلوا و كيف أن عملهم يساهم في إنجاح العمل بأكمله. هذا يعني أن لا تكتفي بقول “أحسنت صنعًا” و إنما تستقطع من وقتك قليلا و تتحدث معهم و تبين لهم مدى إعجابك بعملهم و كيف أنه سيؤدي إلي نمو الشركة”,

٢٢. كن متقبلا لردود الفعل أيضا.
“ عندما تُشرك طاقم عملك في مهمة اتخاذ القرارات، ستساعد في ترك بصمة جيدة على بيئة العمل، و بالتالي شعور الموظفين بأنهم مهمين في الشركة. لا تتردد في سؤال موظفيك عن رأيهم في أي مهمة كانت، أو حتى سؤالك لقطاع كامل عن ماذا يشعرون تجاه قائد فريقهم. ذلك سيجعل من الجميع سعداء و سيتطور العمل بشكل رائع”

٢٣. قل “شكرا لك.
“اخلق ثقافة التقدير بين افراد الفريق. فالتقدير يزرع الحيوية فينا و يحوّل المؤسسة إلى مكان جميل، و يشعل فينا الحماسة و يزيد الإبداع و يبني الثقة. بيّن أهمية الفريق و اشكر أفراده على مساهماتهم. فبعد أن يعمل الموظف بجد و اجتهاد، حتى كلمة “شكرً لك” قد تعني له الكثير