2018/03/11 – ريادة أعمال

6 نصائح بسيطة لتوثيق إجراءات عملك

لا يحب رواد الأعمال عمومًا الإجراءات الصارمة، في الشركات الناشئة أو الشركات الصغيرة، قد يبدو تنفيذ إجراءات مكتوبة رسمية أمرًا غير طبيعي لقيادة الإبداع الذي تريده. مع ذلك، فإن الإجراءات ضرورية، لأنها تعمل  على صقل المهارات والقدرات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال الإدارية، و تمكن من تدريب الموظفين الجدد، وتجنبك المشاكل مع الهيئات التشريعية، في بعض الحالات قد تكون الإجراءات المكتوبة متطلبًا قانونيًا.ومن خلال توثيق هذه الاجراءات تستطيع الجهة متابعة جميع العمليات التي تمارسها لإنجاز الخدمة.

بالنسبة لشركة ناشئة أو شركة صغيرة، لا يجب أن تكون الإجراءات مثل التي تنتجها بعض الشركات الكبرى. يمكنك أن تجعلها خفيفة وبسيطة ومرنة في حين أنك تستفيد من وجودها في مكانها.

فيما يلي سبع طرق لتنفيذ إجراءات خفيفة وبسيطة وسهلة:

1. استخدم مخططات بيانية لتوضيح الإجراء

قدر الإمكان، استبدل الإجراءات المكتوبة بالمخططات البيانية. بدلاً من مخطط بياني واحد كبير وغير عملي، قم بتقسيم المخطط إلى أجزاء منطقية واضف المخطط الوظيفي الذي يظهر ويوضح المسؤوليات ليعطي لموظفيك صورة كبيرة عن مسئولياتهم.

2. تنفيذ قوائم المراجعة لدعم الإجراءات

قوائم المراجعة هي طريقة بسيطة ومجربة لضمان إكمال كل خطوة مطلوبة، أو أي مهمة أخرى في مراحل مختلفة من العمليات. لا تنظر إلى هذه القوائم على أنها زائدة عن الحاجة، اجعلها كمرجع مهم لك بعد كل شيء.اجعلها بسيطة وقصيرة، مع التركيز على الخطوات أو العناصر الرئيسية. يمكن لقوائم المراجعة أن تؤدي إلى نتائج عكسية.

3. استخدم الرسومات والأيقونات لجعل الأمر أسهل للقراءة والمتابعة

المساعدات البصرية مفيدة للحصول على فهم سريع لما هو مطلوب. يمكنك استخدامها لتوضيح نقطة بدلاً من وصفها بنص مطول، أو لتسليط الضوء على أشياء معينة مهمة لهذه العملية.

على سبيل المثال، استخدم علامة التوقف للإشارة إلى معلومات محددة حول العملية التي يجب على القارئ فعلها أو معرفتها قبل الانتقال إلى الخطوة التالية.

4. أجعل الكتابة قصيرة

يجب أن تكون الإجراءات موثقة ومنظمة وقياسية ويتم العمل عليها بحيث تكون كل الإجراءات مكتوبة وموزعة بين أفراد المنظمة. لن يتم قراءة الإجراءات ومتابعتها إلا إذا كانت قصيرة. من الصعب استيعاب الإجراءات الطويلة، بينما تكون الإجراءات الأقصر مع التوضيحات القصيرة والمفصلة، والنقاط، والعناوين، والصور، وحتى قوائم التحقق، والرسومات، والرسوم البيانية المذكورة سابقًا أفضل من الوثائق الكثيرة والكلام المطول.

5. إشراك الموظفين في التطوير

عندما يكتب شخص ما الإجراءات، خاصة إذا كان خبيراً، قد يترك بعض الخطوات أو يقدم بعض الإرشادات المبهمة لأنهم يفهمون هذه العملية بشكل جيد. قد لا تكون فعالة بالنسبة للمتدربين أو لغيرهم من الموظفين لذلك بعد أول مسودة لأي إجراء، اختبره واحصل على تعليقات من الموظفين أو حتى شخصًا غير مشارك في العملية. اختبرها مع الإدارات ذات الصلة أو الأفراد الذين يتفاعلون مع العملية. هل يعكس احتياجاتهم؟ هل تتوافق مع مسئولياتهم؟ ما الذي يمكن تحسينه أو تغييره لجعله أفضل وأكثر كفاءة عملياً؟

6. قسم إجراءاتك

عند تصميم الإجراءات يجب أولاً تحديد الهدف، فكل خطوه ضرورية للقيام بإنجاز العمل والقيام بأي خطوه غير ضرورية قد يساهم في تأخير الإجراءات.في أي عملية هنالك خطوات رئيسية وخطوات فرعية. عند وضعك للإجراءات ابدأ بالخطوات الرئيسية ثم ضع الخطوات الفرعية بعدها، سيكون لديك مستند واضح لك ولكل الافراد المعنيين. لكن بالطبع هذه العملية لن تكون فعالة للإجراءات القصيرة، يمكنك استخدامها لإجراءات الطويلة المفصلة لتسهل عليكم المتابعة والتطبيق.

 


شركة سعودية متخصصة في الاستشارات الإدارية، تسعى إلى مساعدة رواد الأعمال في تسريع نمو المشاريع الناشئة من خلال تقديم الخدمات والحلول المصممة لتعزيز أداء العمل والوصول إلى أهدافهم. للتواصل مع الكاتب:


اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *