2016/02/10 – بيئة عمل، ريادة أعمال

كيف يمكن تجنب 8 أخطاء شائعة في إدارة المشاريع

كل مدراء المشاريع يجب أن يحتملوا و يواجهوا الأخطاء التي تؤثر على المشاريع و تسبب في تأخيره. في هذه المقالة، أود أن أغتنم الفرصة وأذكر الأساسيات التي تبدو في نظري السبب الذي جعل العديد من المشاريع سيئة.

وأود أيضا أن أقدم حلولا عملية لتفادي فشل المشاريع. وفيما يلي ٨ أخطاء شائعة في إدارة المشروع وكيف يمكن تجنبها

١- توظيف مدير مشاريع يفتقر للخبرة

إدارة المشاريع صعب ويصبح أكثر صعوبة إذا كان مدير المشاريع يفتقر إلى الخبرة. يجب آن يكون له معرفة كاملة في إدارة الاجتماعات ووضع وتطوير خطة المشروع، وإدارة المخاطر والقضايا، والتعامل مع أصحاب المصلحة لأن كل هذه الأمور حاسمة لنجاح المشروع وجود حتى عدد قليل من المشاريع تحت الحزام يساعد مديري المشاريع على ضبط وصقل نهجها وتصبح فعالة تماماً قد تسمع نداءات من منظمات عن إعطاء مديري المشاريع المبتدئين فرصة، صحيح هذا الشيء مهم ولكن ليس كأهمية الخبرة.

٢- الأفتقار الى الموارد

هل اختيارك الموظفين للمشروع يعتمد على أساس التوافر أو على المهارات؟ في كثير من الأحيان، ويتم اختيار الموظفين بمجرد أنهم متاحين, هذا يمكن أن يضع المشروع في خطر اذا كانت المهارات والخبرات اللازمة ليست موجودة في الفريق. من المهم أن توظف مدير المشاريع وأعضاء الفريق على مستوى عالي يليق بمتطلبات العملاء وتوقعاتهم. بناء فريق بناء على مجموعة من المهارات والخبرات، وليس على التوافر.

٣- الافتقار الى بداية مشروع جيدة

هل من الضروري عقد اجتماع لإنطلاق المشروع؟ الانجراف في العديد من المشاريع في موضع التنفيذ دون نقطة بداية واضحة.

الجميع لايعرف ماعليه فعلة بوضوح من المهم عقد اجتماع لبداية المشروع لتقسيم الادوار، من المهم أن كل شخص في فريق المشروع يكون لدية رؤية حول المشروع و يعرف ومراميه وأهدافه.

يحتاج جميع أعضاء الفريق أن يكونوا واضحين حول أدوارهم الفردية،والمسؤوليات، معالم المشروع الرئيسية والتواريخ المواعيد المحددة.

هم في حاجة الى فرصة لطرح الأسئلة إذا كانوا غير متأكدين حول أي جانب من جوانب أدوارهم في المشروع والعمل على تحقيق ذلك. عقد اجتماع للانطلاق المشروع له قيمة عالية في الحصول على بدأ المشروع ناجح.

٤- عدم وجود هدف واضح وتدابير ناجحة

سبب إخفاقات كثير من المشاريع ليس سوء التخطيط أو عدم وجود المهارات المناسبة، هو ببساطة عدم وجود هدف واضح والتدابير التي تحدد نجاح أو فشل المشروع. اسأل نفسك ما هو مجال تقديم المشروع؟ هذا هو السؤال صعب الإجابة عنه لأنه يحتاج إلى مزيد من التفكير اكثر مما قد تتوقع. عند التفكير في أهداف مشروعك، اسأل العملاء لمساعدتك في تحديد تدابير النجاح لهذا المشروع.

٥- التقليل من الوقت والميزانية المطلوبة

كم من الوقت والميزانية الذي أحتاجه لمشروعي؟ الإجابة ليست على أساس افتراضات أو التخمين،كم يكفيني من الوقت والميزانية؟ يجب آن تبدأ المشروع خلال وجود ما يكفي من الموارد والوقت الكافيان لاتمام المشروع على اكمل وجهه وبالشكل المطلوب ويجب ان تحصل على مشورة الخبراء من الناس الذين عملوا على مشاريع مماثلة و اتخاذ نهج الميزانية من أسفل إلى أعلى للوصول إلى تقديرات معقولة للمشروع.

٦- ضعف التواصل مع أصحاب المصلحة وفريق المشروع

عندما يفشل فريق المشروع على التواصل بشكل صحيح سيلقى اللوم عليك بسبب الأخطاء الناجمة عن عدم وجود الاتصالات. إذا كنت لا تبقي الجميع على علم بالقرارات، والاستثناءات، والتغيرات، لا يمكن أن تتفاجأ عندما تجد الأخطاء. لا يوجد أي مبرر لعدم التواصل مع أصحاب المصلحة وفريق المشروع.

الاتصال هو شريان الحياة بالنسبة للمشروع، حتى تبقى جميع قنوات الاتصال مفتوحة. الحفاظ على تحديث مع أحدث حالة المشروع، والمخاطر والقضايا والتطورات الجميع. إذا كان هناك تغيير الاتجاه، والتواصل بشكل واضح.

٧-فعل كل شيء بنفسك وتجاهل اشراك فريقك

ليست فكرة جيدة ان يكون مديري المشاريع يثبطون الأفكار والاقتراحات من فرقهم. أعضاء الفريق هم أكثر الناس معرفة بالتحديات المخاطر والقضايا المحتمل أن تؤثر على المشروع. تجاهل المقترحات والنصائح يمكن أن يسهم على خلق صعوبات في المشروع أو في أسوأ الحالات، المساهمة في فشله. جلسات التخطيط مع الفريق هي طريقة رائعة لإشراك الفريق ومنحهم حصة في نجاح المشروع. أنا أعمل مع مدير مشروع يسقط الأفكار والاقتراحات لأنه يعتقد أنه يعرف أفضل طريقة لمعالجة كل جانب من جوانب المشروع. ونتيجة لذلك، فإن الفريق لا يملك حصة في نجاح المشروع. يفعلون ما يقال لهم، ولا شيء أكثر من ذلك. هذا الشيء قد لا يسبب بالضرورة فشل المشروع، ولكن مدير المشروع وضع نفسه في مخاطر غير ضرورية

٨-عدم تتبع العمليات

ماذا سيكون نهج مشروعك؟ تبدأ العديد من المشاريع مع ضجة كبيرة وقدرا كبيرا من التفاؤل إلا أنها مع الوقت تستمر لأشهر واحياناً لسنوات دون تسليم.

ان المشكلة ليست لأن الناس لا يعملون بجد ولكن لأنه لم يكن لديك عملية واضحة لمتابعة المشروع.

من المهم أن تعرف ما يجب القيام به، والترتيب الذي سيتم القيام به والمعالم الرئيسية على طول الطريق.أفضل العمليات هي التي تكون بسيطة وسهلة للفهم ولها خطوات ونتائج واضحة.

هذه هي ٨ أخطاء شائعة ستؤثر على المشاريع بلا شك، يجب أن يتم تجنب هذه الأخطاء بسهولة عن طريق اليقظة والتخطيط الجيد والتواصل الواضح ولا تفترض أن هذه الأخطاء لن تؤثر على مشروعك، تشير الادلة الى ان واحدا على الأقل أو اثنين من هذه الأخطاء تؤثر على معظم المشاريع.


شركة سعودية متخصصة في الاستشارات الإدارية، تسعى إلى مساعدة رواد الأعمال في تسريع نمو المشاريع الناشئة من خلال تقديم الخدمات والحلول المصممة لتعزيز أداء العمل والوصول إلى أهدافهم. للتواصل مع الكاتب:


اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *